Arquivos mortos - Mantenha a papelada da empresa em ordem
Quem trabalha em escritório sabe que, com o passar do tempo, é muito comum ocorrer o acúmulo de papéis, os famosos arquivos mortos. São contratos expirados, recibos, registros antigos, folhas de ponto, pagamentos, cópias de documentos, correspondências, entre outros, que, por razões legais, fiscais ou históricas precisam ser preservados.
Em outras palavras, por mais que você queira dedicar um dia para jogar a papelada no lixo, dependendo do seu conteúdo, não será possível. A alternativa será, então, recorrer às caixas de arquivos mortos. Embora sejam itens simples, desempenham funções importantes nas empresas.
Em primeiro lugar, os arquivos mortos permitem liberar espaço; ao mover documentos antigos e inativos para um local separado, tem-se um ambiente muito mais organizado. Desse modo, os funcionários têm acesso rápido aos papéis relevantes no dia a dia, ou seja, não perdem tempo com aqueles que são desnecessários.
Além disso, os arquivos mortos contribuem para o gerenciamento do conhecimento organizacional. Documentos históricos e registros antigos podem conter informações valiosas que serão úteis no futuro. Ao guardar esse material, tem-se acesso a dados, decisões e experiências anteriores, facilitando o aprendizado e evitando a repetição de erros.
Ademais, auxiliam no cumprimento das obrigações legais e fiscais. Muitos países possuem leis e regulamentações que exigem o armazenamento de certos documentos por um determinado período. Os arquivos mortos são locais seguros para esses registros, protegendo-os de líquidos, poeira e da ação do tempo.
...Em resumo, as vantagens dos arquivos mortos são:
- Otimização do ambiente ao liberar espaço nos armários e mesas;
- Aumento da produtividade ao facilitar o acesso aos conteúdos;
- Conformidade legal e fiscal;
- Preservação da história da empresa, o que pode auxiliar na tomada de decisões futuras;
- Mantém a integridade dos documentos e garante a proteção de informações sensíveis e confidenciais.
Arquivos mortos Novaonda
Você já conhece as caixas para arquivos mortos NovaOnda? Feitas com polipropileno, um polímero termoplástico rígido e durável, são capazes de suportar o manuseio frequente. Além disso, como é um material menos propenso a rasgos, desgaste e deformações, garante a integridade dos arquivos por mais tempo.
Outra vantagem do polipropileno é que é resistente à umidade; sendo assim, é ideal para proteger os documentos de danos causados pela água. É igualmente resistente a muitos produtos químicos, o que evita que os registros fiquem comprometidos no caso de derramamentos de líquidos corrosivos ou solventes.
É um material leve, o que facilita o transporte. Considere isso se, na sua empresa, houver a necessidade de mover ou reorganizar os arquivos com frequência. Disponíveis em diversas cores, os arquivos mortos NovaOnda possuem impressão em três lados, possibilitando a identificação do conteúdo armazenado. Ademais, são recicláveis, o que contribui para a redução do impacto ambiental.
Arquivos mortos de papelão
O arquivo morto de papelão se destaca por ser uma opção mais econômica, uma vez que o material tem custo mais acessível se comparado com outros. Assim como o polipropileno, é leve e fácil de transportar e é reciclável, o que o torna uma escolha eco-friendly, isto é, ecológica.
Apesar de não ser tão resistente quanto o polipropileno, os arquivos mortos de papelão são adequados para guardar documentos que não serão manipulados com frequência. Se armazenados adequadamente e manuseados com cuidado, serão eficientes na proteção dos registros.
Como o papelão pode ser cortado e dobrado, é possível encontrar arquivos mortos de diferentes tamanhos e formatos. Dessa forma, tem-se uma organização personalizada e uma melhor adaptação aos papéis. É possível também rotulá-lo, marcá-lo e personalizá-lo, o que ajuda na organização e recuperação rápida das informações sempre que necessário.
Por fim, concluímos que tanto os arquivos mortos de polipropileno quanto os de papelão possuem suas vantagens. A escolha por um ou outro vai depender das suas necessidades e do quanto está disposto a investir no produto. Aqui no site Kalunga, você encontra ambos por ótimos preços. Portanto, corra para conferir e adquira itens de qualidade com economia.
